Kassensystem für die Gastronomie: Was Restaurant, Café und Bar brauchen
Freitagabend im Restaurant: Jeder Tisch ist besetzt, die Küche wartet auf Bons, an der Bar bildet sich eine Schlange. Ob dieser Abend reibungslos läuft, entscheidet zu einem guten Teil das Kassensystem.
Worum geht es in diesem Artikel?
Dieser Artikel zeigt, welche Funktionen und Hardware ein Kassensystem in Restaurant, Café und Bar benötigt, wovon die Kosten abhängen und wie sich Cloud- und lokale Systeme unterscheiden. Zudem nennt er Kriterien für die Wahl des Anbieters.
Unser Beitrag als Podcast:
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Mehr InformationenDas Wichtigste vorab zusammengefasst
- Tischverwaltung, mobile Bestellaufnahme und eine flexible Abrechnung bilden den funktionalen Kern eines Gastronomie-Kassensystems.
- Die Kosten richten sich nach Kassenplätzen, Zusatzgeräten und Schnittstellen.
- Seit 1. Oktober 2026 dürfen Belege auch digital, etwa per QR-Code, bereitgestellt werden; auf Verlangen ist weiterhin ein Papierbeleg auszudrucken.
- Cloudbasierte und lokale Systeme unterliegen denselben Vorgaben der RKSV, unterscheiden sich aber bei Datenspeicherung und Internetabhängigkeit.
- Bestimmte ältere Signaturkarten (beispielweise von Sharp-Kassen) müssen bis spätestens 21. Mai 2027 ersetzt werden – die Updatefähigkeit eines Systems wird damit zum Auswahlkriterium.
Welche Funktionen braucht ein Kassensystem für die Gastronomie?
Ein Gastronomie-Kassensystem braucht eine übersichtliche Tischverwaltung, eine schnelle Bestellaufnahme direkt am Tisch und eine Abrechnung, die getrennte Zahlungen ohne Umwege erlaubt.
Die Tischverwaltung zeigt auf einen Blick, welche Tische besetzt sind und welche Bestellungen noch offenstehen. Bei der Bestellaufnahme mit mobilen Handhelds gelangt jede Order direkt an den richtigen Drucker oder Küchenbildschirm – Getränke an die Schank, Speisen in die Küche. Die Abrechnung muss Tische teilen, Positionen umbuchen und getrennt kassieren können.
Unser Gastronomiesystem TiPOS deckt diese Abläufe ab und lässt sich um Orderman-Handhelds mit Kartenzahlung, die Anbindung an Schankanlagen, Waagen für den Kantinenbetrieb oder Hotelprogramme erweitern.
„Wir sehen in der Gastronomie immer wieder, dass es selten an der Kasse selbst hakt, sondern an der Verbindung zu Küche und Schank. Deshalb richten wir jedes System so ein, wie der Betrieb tatsächlich arbeitet – nicht umgekehrt.“
Ing. Heimo Högl
Wie viel kostet ein Kassensystem für die Gastronomie?
Die Kosten hängen von Kassenplätzen, mobilen Bestellgeräten, Druckern und Schnittstellen ab und lassen sich erst nach einer Analyse der Abläufe seriös beziffern.
Ein Café mit Theke hat andere Anforderungen als ein Gasthaus mit Gastgarten, Saal und getrennter Küche.
Den Aufwand bestimmen vor allem:
- die Anzahl der Kassenplätze und mobilen Bestellgeräte
- die Zahl der Bon- und Küchendrucker oder Küchenbildschirme
- Schnittstellen zu Schankanlage, Kartenterminal oder Hotelprogramm
- Inbetriebnahme, Einschulung und laufender Service
Ob bisher genutzte Registrierkassen oder Drucker weiter eingebunden werden können, prüfen wir bei der Bestandsaufnahme. Im Schauraum in Graz vergleichen Sie die Varianten live, danach erhalten Sie ein transparentes, auf Ihren Betrieb zugeschnittenes Angebot.
Unsicher, was auf Ihr Unternehmen zukommt? Gemeinsam finden wir die passende Lösung.
Terminvereinbarung mit Heimo Högl
Welche Hardware braucht ein Gastronomiebetrieb für sein Kassensystem?
Zur Grundausstattung zählen Kassenterminal, Bondrucker und Kartenterminal; je nach Betriebsgröße kommen mobile Bestellgeräte, Küchendrucker oder Küchenbildschirme hinzu.
Entscheidend ist, dass die Geräte für den Gastronomiealltag ausgelegt sind: Hitze, Feuchtigkeit und Fett in Küche und Schank setzen ungeeigneter Hardware rasch zu. Hinzu kommt die Signaturerstellungseinheit – als Signaturkarte in der Kasse oder als Online-Signatur –, die jeden Beleg RKSV-konform absichert.
| Komponente | Einsatz |
|---|---|
| Kassenterminal mit Touchscreen | Zentrale Erfassung, Tischübersicht und Tagesabschluss |
| Mobile Bestellgeräte (Handhelds) | Bestellaufnahme und Kartenzahlung direkt am Tisch |
| Bondrucker | Ausdruck der Belege, auf Verlangen der Gäste weiterhin verpflichtend |
| Küchendrucker oder Küchenbildschirm | Weiterleitung der Bestellungen an Küche und Schank |
| Kartenterminal | Abwicklung von Bankomat- und Kreditkartenzahlungen |
| Kundendisplay | Anzeige von Betrag und QR-Code für den digitalen Beleg |
Wie unterscheiden sich cloudbasierte und lokal installierte Kassensysteme?
Cloudbasierte Kassensysteme speichern Daten ganz oder teilweise auf externen Servern; lokal installierte Systeme verarbeiten sie im Betrieb.
Ob bei einem Internetausfall weiterkassiert werden kann und welche Auswertungen von unterwegs verfügbar sind, hängt vom konkreten System, seinem Offline-Modus und der Signaturlösung ab. Prüfen Sie daher, welche Funktionen bei einem Internetausfall verfügbar bleiben und wie anschließend die Datensynchronisierung erfolgt.
Für die Registrierkassenpflicht, die ab 15.000 Euro Jahresumsatz und mehr als 7.500 Euro Barumsatz greift, spielt die Bauart keine Rolle: Beide Varianten müssen die Vorgaben der RKSV erfüllen und jeden Barumsatz signiert im Datenerfassungsprotokoll speichern. Kartenzahlungen zählen dabei ebenso als Barumsätze wie Bargeld.
Worauf sollten Gastronomen bei der Auswahl eines Anbieters achten?
Sie muss Belege RKSV-konform signieren, digital bereitstellen, die Übergabeart dokumentieren und weiterhin Papier drucken können.
Ein Ausfall am Samstagabend lässt sich nicht auf Montag verschieben. Prüfen Sie daher:
- Wer ist bei Störungen erreichbar, und wie rasch ist jemand vor Ort?
- Unterstützt der Anbieter bei Inbetriebnahme, FinanzOnline-Registrierung und Einschulung?
- Ist das System updatefähig? Nicht jede Bestandskasse unterstützt die neuen Signaturkarten.
- Lässt sich das System später um Geräte oder Schnittstellen erweitern?
Högl Der Kassenprofi bietet Vor-Ort-Service und automatisches Monitoring an. Welche Supportzeiten und Leistungen für Ihren Betrieb gelten, wird im Angebot festgelegt. Einen Überblick über unser Systemangebot gibt es unter: Registrierkassen Gastronomie.
Fazit
Ein Gastronomie-Kassensystem steht und fällt mit dem Zusammenspiel von Tischverwaltung, Bestellaufnahme und Abrechnung sowie mit Hardware, die dem Alltag in Küche und Schank standhält. Ob Cloud oder lokal besser passt, hängt von den Abläufen, der Internetversorgung und den Anforderungen an Datenzugriff und Ausfallsicherheit ab. Wer seine Abläufe kennt und einen verlässlichen Partner hat, findet das passende System ohne Umwege – etwa im Schauraum von Der Kassenprofi in Graz.
