Digitaler Beleg statt Kassenbon: Was seit 1. Oktober 2026 erlaubt ist
Seit 1. Oktober 2026 muss der Kassenbon in Österreich nicht mehr aus dem Drucker kommen. Das spart Papier – wirft aber die Frage auf, ob die eigene Registrierkasse dafür gerüstet ist.
Worum geht es in diesem Artikel?
Seit 1. Oktober 2026 erfüllen Unternehmen in Österreich die Belegerteilungspflicht auch mit einem digitalen Beleg per QR-Code, Link, E-Mail oder App – ohne Betragsgrenze. Kund:innen behalten das Recht auf Papier, die Registrierkasse muss beides können.
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Mehr InformationenDas Wichtigste vorab zusammengefasst
- Grundlage ist die Änderung von § 132a BAO, in Kraft seit 1. Oktober 2026
- Der digitale Beleg ist dem Papierbeleg gleichwertig – ohne Betragsgrenze
- Auf Verlangen der Kundschaft muss bis Geschäftsschluss desselben Tages ein Papierbeleg ausgedruckt werden
- Der Beleg wird wie bisher von der Registrierkasse erstellt und RKSV-konform signiert
- Die Art der Belegerteilung ist im Kassensystem zu dokumentieren
Was ist seit 1. Oktober 2026 bei digitalen Belegen statt Kassenbons erlaubt?
Unternehmen dürfen Belege digital bereitstellen – per QR-Code am Kundendisplay, Link, E-Mail oder App. Eine Betragsgrenze gibt es nicht.
Mit der Änderung von § 132a Bundesabgabenordnung (BAO) ist der elektronische Beleg dem gedruckten Kassenbon gleichgestellt. Zulässig sind zwei Wege: Sie übermitteln den Beleg direkt an Ihre Kundschaft, etwa per E-Mail oder App, oder Sie lassen ihn vor Ort mit dem Smartphone auslesen, typischerweise per QR-Code am Bildschirm. Ein Dateiformat ist nicht vorgeschrieben – PDF, Text oder XML sind möglich.
Die Neuregelung ist eine Option, keine Pflicht. Wer weiterhin Papierbelege ausgibt, handelt ebenso korrekt. In Betrieben mit hoher Frequenz wie Bäckereien, Trafiken oder Cafés spart der digitale Weg jedoch spürbar Zeit.
Unsicher, was auf Ihr Unternehmen zukommt? Gemeinsam finden wir die passende Lösung.
Terminvereinbarung mit Heimo Högl
Wann ersetzt ein digitaler Beleg den Papier-Kassenbon rechtssicher?
Der digitale Beleg ist dann relevant, wenn die Registrierkasse ihn unmittelbar bei der Zahlung erstellt und signiert und die Kundschaft ihn ohne Ortswechsel mitnehmen kann.
An den Grundpflichten der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) ändert sich nichts – neu ist nur der Übergabeweg.
Für die Anzeige am Bildschirm gilt:
- Der Bildschirm ist der Kundschaft zugewandt.
- Der Beleg wird ausreichend lange angezeigt.
- Die Mitnahme ist direkt beim Bezahlen möglich.
Die Bereitstellung ist eine Bringschuld: Sie müssen den Beleg aktiv anbieten. Zudem ist die Art der Belegerteilung im Kassensystem zu dokumentieren.
„Der digitale Beleg ist eine echte Erleichterung, aber kein Selbstläufer. Entscheidend ist, dass Kassa, Kundendisplay und Drucker sauber zusammenspielen – erst dann spart die Umstellung im Alltag tatsächlich Zeit.“
Ing. Heimo Högl
Müssen Unternehmen auf Wunsch weiterhin einen Papierbeleg ausdrucken?
Die Kundschaft und die Finanzverwaltung können jederzeit eine Rechnung aus Papier verlangen – sofort oder bis zum Geschäftsschluss desselben Tages.
Wer den Beleg nachträglich braucht, etwa für die Spesenabrechnung, nennt Betrag, Datum, Uhrzeit und Bezeichnung des Kaufs. Der Belegdrucker bleibt damit Pflichtausstattung, und Ihr System muss digitale Belege gezielt wiederfinden und nachdrucken können.
Ob Bäckerei, Boutique oder Hofladen: Ein gut eingerichtetes Kassensystem im Einzelhandel, in der Gastronomie oder bei sonstigen Dienstleistern erledigt beides mit wenigen Handgriffen. Sind Sie unsicher, ob Ihre Kassa die notwendigen Voraussetzungen für digitale und analoge Belegerstellung hat, prüft Högl Der Kassenprofi gerne Ihre Ausstattung – ein Anruf genügt.
Wie funktioniert ein digitaler Kassenbon per QR-Code, E-Mail oder App?
Der QR-Code wird am Kundendisplay gescannt, per E-Mail oder App wird der Beleg direkt zugestellt. Signiert wird immer in der Registrierkasse.
Der QR-Code ist die schnellste Variante und kommt ohne persönliche Daten aus. Die E-Mail eignet sich für Stammkundschaft und Terminbetriebe, die App für Betriebe mit Bonussystem. Nicht zu verwechseln ist der Download-Code mit dem RKSV-Code, der schon bisher auf jedem Beleg steht und der Signaturprüfung dient.
Wo am Tisch kassiert wird, ist der QR-Code am mobilen Gerät oft die eleganteste Lösung. Welche Variante zu Ihnen passt, zeigen wir live im Schauraum in Graz – etwa anhand unserer Registrierkassen für Gastronomie oder unserer mobilen Kassenlösung MAX&BEN.
| Belegvariante | So funktioniert sie |
|---|---|
| Papierbeleg | Druck direkt an der Kassa; auf Verlangen weiterhin verpflichtend |
| QR-Code am Kundendisplay | Scan mit dem Smartphone, keine persönlichen Daten nötig |
| Download-Link | Abruf des Belegs über einen Web-Link, z. B. als PDF |
| Zustellung an die angegebene Adresse, ideal bei Stammkundschaft | |
| App | Ablage im Kundenkonto, sinnvoll bei Kundenkarten- oder Bonussystemen |
Welche Voraussetzungen muss eine Registrierkasse für digitale Belege erfüllen?
Sie muss Belege RKSV-konform signieren, digital bereitstellen, die Übergabeart dokumentieren und weiterhin Papier drucken können.
Nötig sind eine Kassensoftware mit digitaler Belegausgabe, ein Kundendisplay oder verlässlicher Versandweg sowie ein Belegdrucker. Viele Systeme lassen sich per Update erweitern.
Unabhängig von den digitalen Belegen müssen bestimmte ältere RKSV-Signaturkarten, beispielsweise die Karten älterer SHARP-Systeme, spätestens bis Mai 2027 getauscht werden. Ob bei einer Bestandskasse ein Kartentausch genügt oder ein Systemwechsel nötig ist, hängt von der technischen Kompatibilität des jeweiligen Kassensystems ab. Wer ohnehin umstellen muss, plant den digitalen Beleg gleich mit.
Högl Der Kassenprofi hat die passende Hardware, Software und Beratung, von der Kassen-App MAX&BEN bis zum Branchensystem. Melden Sie sich – wir prüfen Ihre Kassa und richten den digitalen Beleg vor Ort ein.
Fazit
Der digitale Beleg ist seit 1. Oktober 2026 eine rechtssichere, freiwillige Alternative zum Kassenbon – mit klaren Regeln für Anzeige, Dokumentation und Papierausdruck auf Verlangen. Mit Blick auf den bis Mai 2027 nötigen Tausch älterer Signaturkarten lohnt es sich, beides gemeinsam zu prüfen. Högl Der Kassenprofi begleitet Sie dabei persönlich bis zur Einrichtung vor Ort.
