Registrierkassen Software: Was ist das?
Wer in Österreich regelmäßig Bareinnahmen erzielt, kommt an einer Registrierkasse meist nicht vorbei. Wenn die gesetzlichen Obergrenzen von einem Jahresumsatz von über 15.000 Euro und Barumsätzen von 7.500 Euro überstiegen werden, benötigt der Betrieb ein passendes Kassensystem. Im Zentrum jeder Kassenlösung steht die Software, die Belege erstellt, Daten sichert und gesetzliche Vorgaben einhält. Was ein solches Programm leisten muss, wird hier ergründet.
Worum geht es in diesem Artikel?
Dieser Artikel erklärt, was eine Registrierkassen Software ist, welche Funktionen sie erfüllen muss und wie sie sich von reiner Hardware unterscheidet. Außerdem: Wann ein elektronisches Kassensystem verpflichtend wird, welche Vorteile es bringt und wie sich ortsunabhängige von stationären Lösungen unterscheiden.
Unser Beitrag als Podcast:
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Libsyn. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenDas Wichtigste vorab zusammengefasst
- Eine Registrierkassen Software steuert Bonierung, Belegerstellung und Datenspeicherung innerhalb der Kasse und muss den Vorgaben der RKSV entsprechen.
- Sie kann auf klassischer Kassenhardware, einem Tablet oder einem Smartphone laufen, sofern das Programm zertifiziert ist.
- Externe und lokale Kassenlösungen unterscheiden sich vor allem in der Speicherung und im laufenden Wartungsaufwand.
- Ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro, davon mehr als 7.500 Euro bar, fällt ein Unternehmen unter die Registrierkassenpflicht.
- Die monatlichen Kosten hängen von Branche, Funktionsumfang und Wartung ab.
Welche Funktionen soll eine Registrierkassen Software erfüllen?
Ein zertifiziertes Kassenprogramm muss Bareinnahmen lückenlos erfassen, Belege signieren und Umsätze manipulationssicher speichern – alles Weitere richtet sich nach der Branche.
Jedes zertifizierte Kassenprogramm erfüllt dieselben Pflichtfunktionen: Es erfasst jeden Bareingang fortlaufend, muss Belege signiert erstellen und speichert sie manipulationssicher, wie gesetzlich vorgeschrieben. Darüber hinaus zählen je nach Branchen andere Funktionen: In der Gastronomie eine schnelle Bedienung am Tisch des Kunden samt Bondrucker, im Einzelhandel Lagerverwaltung und Scanner. Kleinere Dienstleister kommen meist mit einer simplen Lösung zurecht, größere Unternehmen brauchen eine Anbindung an Zeiterfassung oder Buchhaltung.
Unsicher, was auf Ihr Unternehmen zukommt? Gemeinsam finden wir die passende Lösung.
Terminvereinbarung mit Heimo Högl
Wo bekomme ich eine Registrierkassen Software?
Registrierkassen Software wird über spezialisierte Fachhändler, Kassenhersteller oder direkt als App bezogen. Högl Der Kassenprofi bietet seit Jahrzehnten individuelle Lösungen für eine große Bandbreite an Kassensystemen.
Der Markt für Kassensysteme in Österreich ist breit aufgestellt: Neben reinen App-Anbietern gibt es Fachhändler, die Hardware und Programm als Gesamtlösung anbieten und nach dem Kauf für Installation, Updates und Service zur Verfügung stehen. Als Unternehmen mit über 50 Jahren Erfahrung auf diesem Gebiet kombiniert Högl der Kassenprofi sichere, eingekaufte Hardware mit verlässlichen Branchenprogrammen etablierter Hersteller.
Für einfachere Anforderungen ist die hauseigene App-Lösung MAX&BEN ideal und für Tablet und Smartphone österreichweit verfügbar. Kunden können die Systeme im Schauraum in Graz testen – wir zeigen die Bedienung gerne live.
„Wir sehen in der Beratung immer wieder, dass Unternehmen eine Lösung suchen, die zu ihrem Alltag passt – nicht die mit den meisten Funktionen.„
Ing. Heimo Högl
Wie viel kostet eine Registrierkassen Software?
Die monatlichen Kosten hängen von Funktionsumfang, Branche und Wartungsleistung ab und lassen sich ohne Betriebsanalyse nicht beziffern.
Pauschale Angaben werden der Realität nicht gerecht, da die Anforderungen von Unternehmen zu Unternehmen stark variieren. Ob es sich beispielsweise um Registrierkassen für Kleinunternehmer oder Registrierkassen für Gastronomie handelt, beeinflusst die Kundenbedürfnisse. Eine einfache App für einen Nebenerwerb unterscheidet sich technisch stark von einem Kassensystem mit Warenwirtschaft und mehreren Kassenplätzen.
Einflussfaktoren sind die Anzahl der Kassenplätze, der Funktionsumfang, zusätzliche Geräte wie Drucker oder Scanner, sowie der Umfang von Updates, Wartung und Support. Auch laufende Servergebühren gegenüber einer stationären Lösung wirken sich auf die Kosten aus.
Für die Kassen-App MAX&BEN gibt es beispielsweise Angebote von 19 €/Monat ohne Kartenzahlung, beziehungsweise 24€/Monat mit integrierter Kartenzahlung, wobei die Preise pro Gerät gelten. Deshalb arbeitet Högl Der Kassenprofi mit individuellen Angeboten. Offene Fragen werden gerne im persönlichen Gespräch geklärt.
Wie unterscheidet sich Cloud-Kassensoftware von stationärer Kassensoftware?
Die monatlichen Kosten hängen von Funktionsumfang, Branche und Wartungsleistung ab und lassen sich ohne Betriebsanalyse nicht beziffern.
| Kriterium | Cloud-Kassensoftware | Stationäre Kassensoftware |
|---|---|---|
| Datenspeicherung | Extern beim Anbieter | Lokal auf der Kasse |
| Zugriff | Ortsunabhängig möglich | An den Standort gebunden |
| Internetabhängigkeit | Hoch | Gering |
| Typischer Einsatzbereich | Mehrere Standorte | Einzelstandort |
Bei Cloud-basierten Programmen liegen die Aufzeichnungen auf externen Servern, Auswertungen sind dadurch jederzeit auch von unterwegs abrufbar. Stationäre Programme speichern lokal und sind weniger von der Internetverbindung abhängig. Beide Varianten müssen der RKSV entsprechen und die Signaturerstellungseinheit korrekt einbinden. Für einzelne Standorte reicht meist eine stationäre Lösung.
MAX&BEN: App statt Registrierkasse
In Österreich lässt sich eine zertifizierte App wie MAX&BEN auf Tablet oder Smartphone als vollwertige, RKSV-konforme Registrierkasse betreiben.
Nicht jede Kassen-App ist automatisch RKSV-konform – entscheidend ist eine gültige Signaturerstellungseinheit sowie eine lückenlose, fortlaufende Belegerfassung. Sind diese Vorgaben erfüllt, übernimmt ein Tablet oder Smartphone dieselbe rechtliche Funktion wie eine klassische Registrierkasse.
Ein Beispiel für eine solche zertifizierte digitale Kasse ist MAX&BEN, eine App die österreichweit auf mobilen Geräten läuft und sich für diverse Betriebe mit einfachen Anforderungen und mobilem Einsatz eignet. Hierzu zählen etwa mobile Dienstleister oder kleine Gastronomiebetriebe.
Wann brauche ich ein elektronisches Kassensystem?
Ein elektronisches Kassensystem wird verpflichtend, sobald ein Betrieb einen Jahresumsatz von 15.000 Euro erzielt und davon mehr als 7.500 Euro bar vereinnahmt werden.
Die Pflicht entsteht ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro pro Betrieb, sofern die Barumsätze 7.500 Euro übersteigen. Die Belegerteilungspflicht bleibt bei jedem Bargeschäft bestehen. Ein elektronisches Kassensystem spart zudem Zeit bei der Bonierung und schafft eine verlässliche Grundlage für die Buchhaltung. Betriebe mit Bestandskassen, die von der neuen Signaturkarten-Regelung ab Mai 2027 betroffen sind, sollten einen Systemwechsel rechtzeitig planen. Mehr dazu auch unter Registrierkassenpflicht.
Welches Kassensystem für Kleinunternehmer?
Für kleine Betriebe und Nebenerwerbe eignet sich häufig eine App-basierte Lösung mit reduziertem Funktionsumfang, die sich bei wachsendem Bedarf erweitern lässt.
Kleinere Unternehmen benötigen selten den vollen Funktionsumfang eines komplexen Kassensystems. Für sie ist eine digitale Lösung auf Tablet oder Smartphone ideal, ohne Investition in zusätzliche Hardware. Wichtig ist, dass sie alle Anforderungen der RKSV erfüllt und sich jederzeit um Kassenplätze, Drucker oder Funktionen erweitern lässt.
Fazit
Eine Registrierkassen Software ist mehr als Technik – sie muss gesetzeskonform arbeiten und zum Unternehmen passen. Ob App, Cloud-Lösung oder klassisches Kassensystem: Funktionsumfang und Anforderungen müssen zusammenpassen. Bei Fragen zu Auswahl, Umstieg, Service oder Updates steht Högl der Kassenprofi gerne zur Verfügung.
